직장 내 인사, 전화, 대화, 보고, E-MAIL 예절 및 비지니스 매너

안녕하세요^^
오늘은 비즈니스 매너를 심화한 예절에 대해서 알아보도록 하겠습니다. 일반적으로 회사에서 가장 기본적으로 지켜지는 예절로 인사, 전화, 대화, 보고, E-MAIL, 미팅, 퇴근, 회식 등 다양한 비즈니스 상황에서 생기게 되는 직장 예절들을 이야기해보도록 하겠습니다. 현재 직장을 다니시는 분들은 잘 알고 계실 수 있겠지만 회사에 이제 막 입사한 신입사원, 취업을 준비하시는 취업준비생분들도 참고하시면 좋은 정보가 될 것 같습니다.

 

 

인사예절

- 비즈니스 매너의 기본

- 인간관계의 첫 시작을 알리는 중요하고 꼭 필요한 예절

 

 인사의 종류

- 정중례: 잘못을 사과하거나 정중한 감사를 표현하고자 할 때(상체를 45도 기울임)

- 보통례: 거래처 직원 및 직장 선배나 상사를 만났을 때 일반적으로 할 때(상체를 30도 기울임)

- 목례: 스치듯 지나갈 때, 밀폐된 곳, 엘리베이터, 화장실 등에서 간단히 할 때(상체를 15도 기울임)

 

인사의 순서

바른 자세로 선다 > 상체를 정중히 숙인다 > 잠시 멈춘다(1초) > 천천히 든다 > 상대의 눈을 보며 미소를 짓는다

- 남자: 양손을 바지 옆 선에 붙이고 허리를 구부리면서 인사

- 여자: 양손을 앞으로 모아서(오른손이 위로) 허리를 구부리면서 인사한다.

 

인사하는 TIP

- 내가 먼저라는 자세로 적극적 함

- 밝은 표정으로 상대방의 눈을 보며 함 

- 상황에 맞춰서 인사말을 함께 말하면서 함

  (계단 위쪽에서 손윗사람에게 인사 X, 손윗사람에게 '수고했습니다'라는 인사말 X)

 

대화예절

- 대화를 할 때 밝고, 상냥하게, 아름다운 말투로 말하면서 서로에 대한 예의를 지킴

- 지나치게 큰소리로 말하지 X

- 외국어나 어려운 전문용어 X

- 남을 헐뜯거나 욕 및 은어, 유행어 X

- 정치나 종교 관련 주제는 가급적 X

- 말하는 도중 끼어들어 말을 가로막지 X

 

전화예절

- 대면보다는 목소리로 의사전달 진행

- 친절하고, 신속하며, 정확하게 처리

- 전화받기: 인사말, 소속, 성명 > 용건 경청 > 용건 정리(육하원칙 및 시간, 장소 성함은 말로 반복 확인(복창) 및 메모) > 끝인사

- 전화 걸기: 인사말, 소속, 성명 > 통화 가능 여부 확인 > 의사전달(육하원칙 및 시간, 장소 성함은 말로 반복 강조 > 끝인사

 

보고 예절
- 결론부터 사실에 요점을 맞춰서 정확하게 보고

- 지시받을 때:  메모지와 펜을 준비 > 육하원칙에 의해 메모 > 끝까지 경청 후 질문과 의견 제시 > 보고에 대한 요약 및 확인(복창) > 일을 진행하면서 생기는 이슈에 대해서 지시자와 의논 및 해결 

- 보고 할 때: 지시받은 일이 완료되었을 때 지시자에게 직접 보고 > 업무 완료 시간이 지체되는 경우 지시자에게 중간보고 진행

 

구두보고

- 먼저 결론을 말하고 그 과정과 이유 순으로 설명

- 미사여구를 뺀 지시자가 알기 원하는 요점만 말함

- 자신의 의견이나 생각은 맨 나중에 말함

- 중요하거나 꼭 기억해야 할 사항이 있다면 메모를 만들어 지시자에게 줌

 

문서 보고

- 지시자에게 구두로 보고 한 후 문서로 보고서 제출

- 회사의 양식에 따라서 명확한 문체 및 통계표, 도표 등을 알기 쉽게 작성

- 서면보고는 2부 이상 출력

 

E-MAIL 작성 예절

- 작성순서:  본문 내용을 함축한 제목 > 메일 수신자의 주소 > 참조자의 메일 주소 > 가벼운 인사글 > 주요 내용 > 회신 요청 일정 기재(00월 00일 00시까지 피드백 부탁드리겠습니다) > 가벼운 마무리 인사 > 보내는 사람 서명 

 

작성 시 주의해야 할 점

- 회사 사내 메일을 이용(포털에서 제공하는 메일은 사적인 느낌은 줌)

- 답장 및 회신은 신속하고 빠르게 보냄(상대방 확인 여부에 대한 불안)

- 맞춤법 여러 번 확인(상대방의 무성의하다고 오해 가능)

- 특수문자, 글꼴, 인터넷 약어, 이모티콘 등은 지양(업무적인 이야기가 가볍게 느껴짐)

 

오늘은 직장 내에서 지켜야 할 기본적인 비즈니스 매너와 직장 예절에 대해서 알아보았습니다. 다음에는 직장 밖에서 일어나는 미팅, 악수, 명함, 퇴근, 회식, 조문 관련 예절에 대해서 공유드리고자 합니다.